Dans le cadre de projets, la gestion des contrats désigne une foule d’activités allant de la négociation jusqu’au renouvellement des ententes contractuelles en passant par de la coordination et de la mise en place des termes de référence. Un contrat mal négocié peu se transformer très rapidement en cauchemar, jusqu’à dans certain cas, amener l’entreprise à la faillite. Afin d’éviter cela il est important d’avoir déjà définis à l’interne, ses propres critères et limites en termes d'engagements contractuels acceptables. Il existe des cabinets spécialisés dans le domaine de la gestion de contrat qui peuvent vous accompagnez pour ces fins.
En général, cela commence par la phase précontractuelle qui comprend l'élaboration du contrat, les négociations internes et avec les tiers et le processus est complété à la signature du contrat. Vient ensuite l'exécution du contrat, le suivi des délais et des indicateurs, la mise en œuvre de divers changements et ajouts, enfin la conservation des données contractuelles. Lorsqu’ils sont mis en œuvre correctement, les processus de gestion des contrats garantissent que les budgets et les capacités sont en adéquation avec les objectifs du projet.
Une gestion des contrats est considérée effective, si elle est effectuée en toute transparence au sein de l'organisation et est intégrée dans la gestion et le contrôle du projet. Elle implique toujours les membres de l’équipe pour qu’ils apportent leurs contributions et obtiennent des résultats, tout en surveillant attentivement les performances et les délais des sous-traitants et partenaires impliqués sur l’exécution du contrat.
Les contrats veillent à ce que les objectifs opérationnels et financiers soient atteints et à ce que les risques sur l’entreprise soient réduits au maximum. En général, les contrats contiennent notamment les conditions de paiement, les négociations, le workflow, les attentes en matière de services et les obligations de conformité.
Il est important pour l’entreprise d’avoir une visibilité en temps réel de tous les aspects de ses projets et tout spécialement ses contrats, car cela permet à la direction exécutive, de prendre des décisions éclairées, centrées sur des données et de procéder rapidement aux corrections nécessaires afin d`éviter des risques et des écueils.
Le suivi des relations contractuelles entre l’entreprise et les prestataires de services, fournisseurs ou clients, sont des processus de supervision complexe qui nécessite souvent une revue et validation du dit contrat par des spécialistes versés dans le droit commercial et ayant une excellente connaissance du domaine d’activité de l’entreprise.
Avec l’ouverture des marchés à l’échelle internationale, la compétition est féroce, de nombreuses entreprises doivent absolument revoir leur processus opérationnel incluant leur productivité, leur gestion/ indicateur de performance, leur gestion de la main-d’œuvre, leur gestion des achat et approvisionnement et surtout leur gestion de contrats, car ceux-ci vont définitivement affecter leur rentabilité, voir leur existence à plus ou moins long terme. Une bonne gestion de contrats et une efficacité opérationnelle vont de pair, et pour y arriver, les experts et spécialistes de Leclerc Consulting Group peuvent vous accompagner dans ce processus de mise à niveau.
