Des clauses contractuelles mal négociées, ou mal rédigées entraînent des problèmes de gestion post-contrat. Il s'agit d'une fonction très importante avec des implications à la fois opérationnelles et financières nécessitant un suivi étroit et efficace. Il est donc primordial de développer et de mettre en place un minimum d’outils technologiques et également de revoir et de normaliser / standardiser les clauses dans tous les contrats de l'entreprise pour une gestion rapide et facile des contrats afin d'éviter les risques contractuels et de conformité tout au long de la vie du contrat.

 

Dans la plupart des organisations, une fois les contrats signés, ces contrats restent dans un référentiel de contrats (i.e. Dossier/archive contrat client, contrat sous traitance ) dédié jusqu'à ce que, dans de rares cas, on doit revérifier les conditions de l'accord. Ceux-ci conduisent à des étapes clés manquées, entraînant une perte de revenus ou des relations tendues avec les fournisseurs.

 

Actuellement, dans la plupart des organisations, les services juridiques / contrat s'appuient souvent sur les processus traditionnels d'examen et de négociation des contrats. Inutile de dire que chaque cycle de révision de contrat nécessite d'innombrables courriels dans les deux sens pour partager et discuter les différentes préoccupations. De plus, les longs temps de cycle, les longs processus de négociation et la faible visibilité globale des étapes du cycle de vie sont des problèmes fondamentaux de la collaboration contractuelle traditionnelle. Les approches de collaboration par e-mail ne fonctionnent plus dans un environnement agile. Les organisations ont besoin d'un hub central avec des processus et outils standardisés permettant un flux continu de collaboration et de communication tant à l’interne qu’à l’externe avec leurs clients et fournisseurs.

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Aussi, une analyse efficace des clauses est indispensable pour accélérer la signature du contrat et assurer une transition en douceur de la phase précontrat à la phase post-contrat tout en restant conforme. Il y est donc primordial pour une organisation de faire un état des lieux de son positionnement, de son environnement, de sa compétition, etc afin d’identifier et d’établir les clauses et conditions clés standards de ses contrats en amont, dans un objectif d’optimisation. Cela nécessite un besoin urgent d'analyses de contrats intelligentes et de tableaux de bord visuels qui fournissent des informations opportunes et exploitables. Si ce travail est bien fait, cela permettrait une réduction d’au moins 60 % des coûts de gestion des contrats.